Pourquoi Excel vous fait perdre du temps : 8 signes qui ne trompent pas - la checkliste Excel
Excel vous fait perdre un temps fou ?
Il y a trois explications possibles :
A. C’est un complot des reptilien·nes pour vous faire oublier que la Terre est plate.
B. Excel est un vieux logiciel et maintenant « l’IA fait tout mieux ».
C. Peut-être que votre fichier pourrait simplement être mieux construit. 😇
Je vais partir sur la réponse C.
Parce qu’Excel peut être un formidable outil pour une ASBL, une ONG ou une petite équipe : suivi des bénéficiaires, budget, activités, planning, inscriptions, reporting…
Mais un fichier construit petit à petit, bricolé par plusieurs personnes et adapté au fil des années peut finir par faire exactement l’inverse de ce qu’on attend de lui : vous faire perdre du temps.
Voici 8 signes qui devraient vous mettre la puce à l’oreille : la checkliste Excel
La checkliste de l'Excel inefficace en 8 points :
1. Vos colonnes partent dans tous les sens
« Nom bénéficiaire », « Nom », « Bénéficiaire », « Personne »…
Une colonne vide ici, deux titres sur la même ligne là, des informations différentes mélangées dans une même cellule…
Le premier problème des fichiers Excel que je rencontre n’est généralement pas une formule compliquée. C’est la structure des données.
Une bonne base commence par quelque chose de beaucoup plus simple :
une ligne = un élément, une colonne = une information.
Et si je ne devais vous donner qu’un seul conseil : transformez vos données en tableau structuré Excel.
Ce petit réflexe facilite ensuite énormément les filtres, les formules, les graphiques, les tableaux croisés dynamiques… et même Power Query.
2. Vous mettez les couleurs à la main
Vous mettez les retards en rouge.
Les dossiers terminés en vert.
Les échéances proches en orange.
À la main.
Et puis quelqu’un change une date… mais oublie de changer la couleur.
Utilisez plutôt la mise en forme conditionnelle.
Excel appliquera automatiquement la couleur en fonction d’une règle.
Vous gagnez du temps et, surtout, votre couleur redevient une information fiable.
3. Vous copiez-collez. Beaucoup.
Tous les mois, vous copiez les formules de la ligne précédente.
Vous récupérez les données d’une autre feuille.
Vous faites descendre votre formule jusqu’à la ligne 247.
Et le mois suivant, rebelote.
Le copier-coller ponctuel n’est évidemment pas un drame.
Mais lorsqu’une même manipulation revient chaque semaine ou chaque mois, c’est généralement un bon signal : Excel pourrait probablement faire une partie du travail à votre place.
Les tableaux structurés et les formules dynamiques permettent déjà d’éliminer pas mal de ces manipulations répétitives.
4. Vous refaites toujours les mêmes filtres
« Je veux uniquement les activités 2026, sur Bruxelles, pour les 12-18 ans… »
Vous ouvrez le filtre de la première colonne.
Puis celui de la deuxième.
Puis celui de la troisième.
Puis quelqu’un vous demande la même chose pour 2025.
Les filtres classiques sont utiles, mais pour une analyse que vous faites régulièrement,
pensez notamment aux segments et aux tableaux croisés dynamiques.
Quelques clics peuvent remplacer une succession de manipulations.
Et surtout, l’information devient beaucoup plus facile à consulter par les autres membres de l’équipe.
Tout fonctionnait parfaitement.
Puis Gérard a supprimé une colonne.
Et maintenant votre magnifique fichier ressemble à un sapin de Noël rempli de #REF!.
Un bon fichier Excel doit aussi être pensé pour résister à la vraie vie.
Parce que la vraie vie, c’est quelqu’un qui ajoute une ligne, trie les données, efface une cellule ou colle une information là où vous ne l’aviez pas prévu.
Les tableaux structurés, la protection des cellules contenant des formules et quelques contrôles simples permettent de sécuriser fortement un fichier sans le transformer en bunker.
6. Vous avez cinq façons différentes d’écrire la même information
Dans votre colonne « Genre », vous trouvez :
M Mr H Homme Masculin
Techniquement, un humain comprend. Excel, beaucoup moins (il est un peu bêbête je sais).
Et le jour où vous voulez compter le nombre d’hommes accompagnés, vous commencez à découvrir les joies du nettoyage de données.
Même chose pour les communes, les types d’activités, les statuts de dossiers ou les noms de projets.
👉 Dès qu’une information doit être encodée de manière identique par plusieurs personnes, pensez aux listes déroulantes.
Vous évitez les variantes, les fautes de frappe et une bonne partie du nettoyage futur.
7. Vous calculez encore vos totaux à la main
Vous filtrez.
Vous regardez les lignes.
Vous sortez la calculatrice.
Ou vous créez 14 formules différentes pour répondre à 14 questions différentes.
Il y a probablement plus simple.
Selon votre besoin, une fonction comme SOMME.SI.ENS, un tableau croisé dynamique ou Power Query peut produire vos synthèses beaucoup plus rapidement.
L’objectif n’est pas d’utiliser la fonction la plus sophistiquée.
L’objectif est que, lorsque les données changent, votre résultat se mette à jour sans devoir tout recommencer.
8. Votre rapport annuel commence par l’ouverture de 12 fichiers
Janvier.xlsx Février.xlsx Mars.xlsx…
Et en décembre, quelqu’un a évidemment enregistré :
Décembre_final_V2_corrigé.xlsx
Si votre reporting commence par une opération de fouille archéologique dans vos dossiers, il est peut-être temps de centraliser vos données.
Parfois, cela signifie simplement revoir la manière dont le fichier est construit.
Dans d’autres cas, Power Query permet de récupérer et consolider automatiquement plusieurs tableaux ou plusieurs fichiers.
Et là, votre rapport annuel peut passer de « je bloque deux jours dans mon agenda » à « j’actualise mes données ».
Alors, Excel est-il vraiment le problème ?
Si vous avez reconnu votre quotidien dans cinq situations ou plus, j’ai une mauvaise et une bonne nouvelle.
La mauvaise : votre fichier vous fait probablement perdre pas mal de temps.
La bonne : ce n’est pas forcément Excel le problème.
Souvent, quelques changements de structure, de bonnes listes déroulantes, deux ou trois automatisations bien choisies et un fichier pensé pour ses utilisateur·rices suffisent déjà à changer radicalement les choses.
Pas besoin d’une usine à gaz. Et encore moins de devenir expert·e Excel.
L’objectif est simplement que votre fichier travaille pour vous… plutôt que l’inverse.
Vous avez un fichier Excel devenu un peu trop envahissant ?
Avec Pimp my Excel, nous partons directement de votre fichier et de votre manière de travailler pour identifier ce qui peut être simplifié, sécurisé ou automatisé.
Parce que dans une ASBL ou une ONG, votre temps est probablement plus utile sur le terrain, avec vos bénéficiaires, vos membres ou vos projets… qu’à recopier une formule jusqu’à la ligne 247. 😉
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