Comment éviter le double encodage dans Excel avec RECHERCHEX ?
Un numéro de bénéficiaire à sélectionner. Et hop, le nom, le prénom et le téléphone apparaissent automatiquement dans Excel.
Pas besoin de tout recopier à chaque fois. Et surtout, plus besoin de corriger le même numéro de téléphone dans cinq tableaux différents.
Pour les ASBL qui gèrent des bénéficiaires, des membres, des bénévoles ou des partenaires, ça peut représenter un sacré gain de temps !
Le problème : encoder toujours les mêmes informations
Imaginez une ASBL qui utilise plusieurs tableaux Excel pour suivre ses activités.
Dans chaque tableau, on retrouve le nom, le prénom et le numéro de téléphone des bénéficiaires.
Résultat : les mêmes informations sont encodées plusieurs fois.
Et quand une personne change de numéro de téléphone ? Il faut retrouver tous les endroits où il apparaît pour le corriger.
Avec, évidemment, le risque d'en oublier un au passage.
Heureusement, Excel permet de faire beaucoup plus simple.
La solution : une seule base de données
L'idée est de centraliser les informations dans un tableau unique.
Chaque bénéficiaire possède un code de référence unique, associé à ses coordonnées.
Dans les autres tableaux, il suffit ensuite de sélectionner ce code pour récupérer automatiquement les informations correspondantes.
Et pour ça, deux fonctionnalités Excel vont nous faciliter la vie.
1. Créer une liste déroulante avec la validation des données
Dans votre tableau de suivi, sélectionnez la cellule destinée au code du bénéficiaire.
Allez dans Données → Validation des données, puis choisissez « Liste ».
Dans le champ « Source », sélectionnez la plage contenant les codes uniques de votre base de bénéficiaires.
Vous disposez maintenant d'une liste déroulante qui permet de sélectionner un code existant sans devoir le retaper.
Pratique pour limiter les erreurs d'encodage !
2. Récupérer les informations avec RECHERCHEX
Maintenant que le code est sélectionné, Excel peut retrouver les informations associées.
C'est là qu'intervient la fonction RECHERCHEX.
Sa logique est toute simple :
Quelle référence cherchez-vous ?
Où Excel doit-il la chercher ?
Quelle information doit-il vous renvoyer ?
Par exemple, si le code sélectionné se trouve en A2, que les codes des bénéficiaires sont dans la colonne A de la feuille « Bénéficiaires » et leurs prénoms dans la colonne B :
=RECHERCHEX(A2;Bénéficiaires!A:A;Bénéficiaires!B:B)
Et voilà ! Le prénom apparaît automatiquement.
Pour récupérer le nom ou le numéro de téléphone, il suffit d'adapter la colonne contenant l'information à renvoyer.
Attention : RECHERCHEX est disponible dans les versions récentes d'Excel, notamment Microsoft 365 et Excel 2021 ou ultérieur.
Le vrai bonus : des informations qui restent à jour
Imaginez maintenant qu'un bénéficiaire change de numéro de téléphone.
Vous corrigez son numéro dans votre base principale.
Et tous les tableaux utilisant RECHERCHEX pour afficher cette information récupèrent automatiquement la nouvelle valeur.
Plus besoin de parcourir tous vos fichiers pour faire la même correction !
À condition, bien sûr, que vos tableaux soient correctement reliés à la base de référence.
Le tutoriel en vidéo
Je vous montre les manipulations dans ce Short YouTube : comment créer la liste déroulante, utiliser RECHERCHEX et récupérer automatiquement les informations d'un bénéficiaire.
Une base propre, une liste déroulante et RECHERCHEX.
C'est tout ce qu'il faut pour commencer à réduire les doubles encodages, les copier-coller et les erreurs.
Et si vous n'avez pas accès à RECHERCHEX, dites-le-moi en commentaire : il existe d'autres solutions.
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Parce qu'encoder cinq fois la même information, franchement, on a mieux à faire !
Rédigé avec l'aide de l'IA, sur base de mes idées, de mon expertise et de mon esprit tordu.
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