Automatiser le suivi de vos extraits bancaires avec Excel et Power Query
Chaque mois, c’est la même rengaine.
Vous téléchargez votre extrait bancaire en CSV, vous l’ouvrez dans Excel… et là commence la petite séance de bricolage à grand renfort de copier-coller, de formules compliquées et de grognements répétés...
Et le mois suivant… on recommence. 😅
Pas facile de gérer vos extraits bancaires avec Excel ? En fait, si !
Pourtant, une grande partie de ces manipulations peut être simplifiée, voire automatisée.
J’ai donc préparé deux vidéos pour vous montrer deux niveaux d’utilisation d’Excel, du plus simple au plus automatisé.
Niveau 1 : rendre son extrait bancaire exploitable avec Excel
Pas besoin de Power Query pour commencer à gagner du temps.
Dans la première vidéo, je pars d’un extrait bancaire CSV tout cra-cra et je le transforme en un tableau Excel propre et utilisable.
Au programme :
Convertir correctement le CSV en colonnes.
Transformer les données en tableau structuré.
Nettoyer les colonnes inutiles.
Corriger les formats de date et de montant.
Identifier automatiquement les mouvements entrants et sortants.
Ajouter des segments pour filtrer rapidement les données.
Utiliser une liste déroulante pour les codes comptables.
Utiliser RECHERCHEX pour retrouver automatiquement l’intitulé d’un code comptable.
Mettre en forme le fichier pour qu’il soit agréable à utiliser.
Niveau 2 : automatiser avec Power Query
Si vous faites cette manipulation tous les mois, il reste toutefois un problème : Vous devez quand même refaire une partie du travail. C’est là que Power Query devient particulièrement intéressant.
Dans la deuxième vidéo, je pars cette fois d’un dossier contenant plusieurs extraits bancaires.
L’idée est simple :
Un fichier arrive → je le dépose dans le dossier → j’actualise → Excel fait le travail.
Power Query va pouvoir :
Importer plusieurs fichiers.
Les combiner automatiquement.
Supprimer les colonnes inutiles.
Transformer les données.
Créer une colonne « Entrant / Sortant ».
Extraire le mois d’une date.
Séparer des informations contenues dans une même colonne.
Supprimer les doublons.
Attribuer les bons types de données.
Charger le résultat dans Excel.
Alimenter ensuite un tableau croisé dynamique.
Et surtout, toutes ces étapes sont enregistrées. Vous ne refaites donc pas le travail chaque mois. Vous l'avez fait une fois.Power Query le refait pour vous.
Alors, Excel classique ou Power Query ?
Les deux ont leur intérêt.
Si vous débutez, commencez par le niveau 1. Vous découvrirez déjà plusieurs fonctionnalités très utiles pour structurer vos données.
Si vous faites régulièrement les mêmes manipulations, passez au niveau 2. C’est précisément dans ce type de situation que Power Query peut vous faire gagner énormément de temps.
Et ce principe dépasse largement les extraits bancaires.
Vous pouvez utiliser la même logique pour automatiser :
Des exports de logiciels.
Des listes de bénéficiaires.
Des suivis d’activités.
Des données RH.
Des rapports mensuels.
Des fichiers provenant de plusieurs collègues.
Des exports provenant de plusieurs sites ou projets.
Et si votre fichier Excel est une usine à gaz ?
C’est justement là que j’interviens. 😉
Vous avez peut-être déjà un fichier qui fonctionne… plus ou moins.
Des onglets partout. Des formules complexes. Des copier-coller chaque semaine. Des couleurs pour vous rappeler ce qu’il faut faire.
Et peut-être même une petite procédure de 3 pages pour expliquer à vos collègues comment l'utiliser.
Dans ce cas, plutôt que de repartir de zéro, on peut pimper votre Excel.
L’objectif : Améliorer ensemble votre fichier Excel pour qu’il travaille pour vous, et non le contraire.
On regarde ce qui vous fait perdre du temps, ce qui peut être simplifié, automatisé ou mieux structuré… et on construit une solution adaptée à votre réalité.
Parce que l’efficacité, ce n’est pas forcément faire plus de choses.
C’est surtout arrêter de perdre du temps à faire plusieurs fois la même chose.
Commentaires