Comment perdre du temps au travail?

16 déc. 2024
3 min de lecture

Dernière mise à jour : 7 août

Il y a une chose qui me fait littéralement mal au cœur. C'est de voir des personnes compétentes, engagées et pleines de bonne volonté passer leurs journées à faire… des choses qui n'apportent aucune valeur.

Pas parce qu'elles sont inefficaces. Mais parce que leur organisation les pousse à l'être.

Recette n°1 : Ne donnez surtout aucun objectif

Pourquoi expliquer où l'on va quand chacun peut choisir sa propre direction ?

Sans objectif clair, chacun·e travaille avec sa propre interprétation des priorités. Les équipes avancent, mais pas forcément dans le même sens. Certaines tâches sont réalisées plusieurs fois, d'autres sont oubliées et les arbitrages deviennent impossibles.

Lorsqu'une personne ne connaît pas le résultat attendu, elle ne peut pas prendre les bonnes décisions au quotidien.

Recette n°2 : Donnez beaucoup de travail, mais aucune priorité

Ajoutez une nouvelle demande dès qu'une idée vous traverse l'esprit. Évitez surtout de préciser si elle est urgente, importante ou simplement "à faire quand il y aura le temps".

Lorsque tout est prioritaire… plus rien ne l'est.

Les équipes passent alors une énergie considérable à choisir elles-mêmes ce qui doit être fait en premier. Elles changent constamment de tâche, interrompent leur concentration et terminent leur journée avec l'impression de n'avoir rien accompli.

Recette n°3 : Ne définissez jamais qui fait quoi

"On s'en occupe."

Mais qui est "on" ?

Lorsque les responsabilités ne sont pas clairement définies, plusieurs scénarios se répètent :

Deux personnes réalisent exactement le même travail.
Tout le monde pense que quelqu'un d'autre s'en charge.
Les décisions restent bloquées parce que personne n'ose les prendre.
Les tensions apparaissent dès qu'un problème survient.

La collaboration consiste à savoir précisément qui est responsable de quoi tout en restant capable de s'entraider.

Recette n°4 : Multipliez les réunions

Une heure de réunion avec huit personnes représente huit heures de travail mobilisées.

Cela ne signifie pas que les réunions sont inutiles. Certaines sont indispensables pour décider, arbitrer, résoudre un problème complexe ou construire une vision commune.

En revanche, beaucoup existent simplement parce qu'elles sont devenues une habitude.

Une information descendante. Un simple suivi. Une validation rapide. Tout cela pourrait parfois être communiqué autrement.

Avons-nous réellement besoin que toutes ces personnes soient présentes au même moment ?

Recette n°5 : Répondez toujours par e-mail

Pourquoi se lever deux minutes pour parler à un collègue quand on peut échanger douze e-mails ? Les fils interminables, les personnes en copie "au cas où", les réponses à tous et les malentendus écrits génèrent une quantité impressionnante de travail invisible.

Une décision complexe mérite souvent une discussion. Une information simple peut parfaitement être envoyée par écrit.

Choisir le bon mode de communication fait gagner un temps considérable.

Recette n°6 : Gardez toutes les procédures dans votre tête

"On n'a pas le temps d'écrire des procédures."

Pourtant, l'organisation finit toujours par payer cette dette. À chaque arrivée d'une nouvelle personne, il faut tout réexpliquer. À chaque absence, certains dossiers restent bloqués. À chaque départ, une partie du savoir disparaît avec la personne.

Une procédure n'est pas un document de cent pages qui prend la poussière. C'est rendre le fonctionnement de l'organisation indépendant de la mémoire des individus.

Le problème n'est pas les personnes

Lorsque j'interviens dans une association, je rencontre rarement des équipes qui manquent d'engagement.

Au contraire. Je rencontre des personnes qui font énormément d'efforts pour compenser des dysfonctionnements organisationnels.

Elles créent leurs propres listes de suivi.
Elles gardent tout en mémoire.
Elles passent leurs journées à rechercher des informations, à clarifier des responsabilités ou à réparer les conséquences d'un manque d'organisation.