Créer une matrice RACI sur Excel : clarifiez les rôles dans votre équipe
Qui fait quoi dans votre équipe ?
C’est une question qui paraît simple… jusqu’au moment où une tâche n’est pas faite parce que chacun·e pensait que quelqu’un d’autre s’en chargeait.
Dans une équipe, et particulièrement dans le secteur associatif où les rôles sont parfois très transversaux, il n’est pas toujours évident de savoir qui réalise une tâche, qui en est responsable, qui doit être consulté·e ou simplement informé·e.
C’est justement là que la matrice RACI peut être utile.
Et bonne nouvelle : pas besoin d’un logiciel spécialisé pour la construire. Excel suffit largement.
Dans ma nouvelle vidéo, je vous montre comment créer une matrice RACI directement dans Excel, étape par étape.
Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?
La matrice RACI est un outil qui permet de clarifier les rôles et les responsabilités pour différentes tâches, activités ou étapes d’un projet.
RACI correspond à quatre rôles :
R – Responsible : la personne qui réalise concrètement la tâche.
A – Accountable : la personne qui porte la responsabilité finale du résultat.
C – Consulted : la personne dont l’avis doit être sollicité.
I – Informed : la personne qui doit être informée.
L’objectif n’est pas de mettre une lettre dans chaque case parce que « c’est comme ça qu’on fait un RACI ».
L’objectif est surtout de répondre clairement à la question :
Qui fait quoi, et avec quel niveau de responsabilité ?
Pourquoi utiliser Excel pour faire son RACI ?
Une matrice RACI peut très bien être réalisée sur papier ou dans un tableau classique.
Mais Excel permet d’aller un peu plus loin.
On peut notamment :
créer des listes déroulantes pour éviter les erreurs de saisie ;
utiliser la mise en forme conditionnelle pour identifier les rôles en un coup d’œil ;
ajouter des formules de contrôle pour repérer certaines incohérences ;
filtrer le tableau pour retrouver rapidement les responsabilités d’une personne ;
faire évoluer facilement la matrice lorsque l’équipe ou le projet change.
Et surtout, on peut construire un outil que l’équipe aura réellement envie d’utiliser.
Construire une matrice RACI dans Excel
Dans la vidéo, je pars d’un exemple concret d’organisation d’une activité dans une ASBL.
On retrouve différentes tâches, comme la préparation de l’activité, la réservation d’une salle, la communication, les inscriptions ou encore le bilan.
En colonnes, on retrouve les différents membres de l’équipe.
Le principe est ensuite très simple : pour chaque tâche, on indique le rôle de chaque personne avec R, A, C ou I.
Mais plutôt que de demander à chacun·e de taper manuellement ces lettres, on peut sécuriser le fichier.
Ajouter une liste déroulante
Avec la validation des données d’Excel, on peut limiter les choix aux quatre possibilités :
R / A / C / I
Cela évite les variantes du type « r », « Responsable », « RA » ou autres petites erreurs qui peuvent ensuite compliquer les contrôles.
Utiliser la mise en forme conditionnelle
On peut ensuite demander à Excel de modifier automatiquement l’affichage en fonction de la lettre saisie.
Le R, le A, le C et le I deviennent ainsi immédiatement identifiables.
Et non, l’objectif n’est pas simplement de rendre le fichier « joli ».
Un bon fichier Excel doit surtout permettre de comprendre l’information rapidement.
Ajouter une vérification automatique
C’est l’une des parties que je préfère.
Parce qu’une matrice RACI peut être remplie… et pourtant être incohérente.
Par exemple :
aucune personne n’a le rôle A ;
plusieurs personnes ont le rôle A ;
personne n’a le rôle R.
On peut donc utiliser une formule Excel pour signaler automatiquement certaines situations problématiques.
Le fichier ne se contente plus de stocker votre RACI : il vous aide à vérifier sa qualité.
Et si on rendait Excel un peu plus sexy ? 😉
Une fois que le fonctionnement est bon, on peut s’occuper de la présentation.
Parce qu’un outil utilisé régulièrement par une équipe doit être :
lisible ;
simple à comprendre ;
agréable à utiliser ;
cohérent avec les autres outils de l’organisation.
C’est ce que j’appelle le « sexy Excel ».
Pas besoin de 12 couleurs, de bordures partout et d’animations dignes d’un PowerPoint de 2004. 😄
Quelques choix de mise en forme bien pensés peuvent largement suffire.
Une matrice RACI n’est pas une fin en soi
Et c’est probablement le point le plus important. Le risque avec les outils d’organisation, c’est de créer un beau tableau… puis de le ranger quelque part et de ne plus jamais l’ouvrir.
La matrice RACI doit donc servir à faire émerger des discussions dans l’équipe :
Qui réalise réellement cette tâche ?
Qui prend la décision finale ?
Avons-nous vraiment besoin de consulter cinq personnes ?
Qui doit simplement être informé·e ?
Y a-t-il des tâches pour lesquelles personne n’est clairement responsable ?
Y a-t-il au contraire une personne qui porte beaucoup trop de responsabilités ?
Le tableau n’est donc qu’un support. Le véritable objectif est de clarifier le fonctionnement collectif.
🎥 Voir le tutoriel Excel
Dans cette vidéo, je vous montre toute la construction du fichier, de la matrice RACI simple jusqu’aux contrôles automatiques.
Si vous travaillez dans une ASBL, une ONG ou une organisation du secteur non marchand, vous pouvez facilement adapter cet exemple à vos propres projets, activités ou processus.
Vous avez un fichier Excel qui pourrait être amélioré ?
C’est justement mon terrain de jeu. 😊
J’accompagne les équipes du secteur associatif pour transformer leurs outils Excel en fichiers plus simples, plus fiables et plus utiles au quotidien.
Parce que l’objectif n’est pas de faire de l’Excel pour faire de l’Excel.
L’objectif, c’est de faire gagner du temps aux équipes pour qu’elles puissent se consacrer à leur vraie mission.
Et vous, quel outil de votre organisation mériterait un petit « pimp » Excel ?
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