Collègue non fiable : comment éviter que son manque d’organisation ne devienne votre problème ?
Je déteste, viscéralement, les gens non fiables. Voilà, c’est dit.
Les personnes après qui il faut courir. Celles qui répondent après trois relances, déplacent constamment les réunions ou vous transmettent une information deux heures avant l’échéance.
Le problème n’est pas seulement qu’elles nous agacent. Elles nous font perdre du temps et de l’énergie.
Et surtout, leur manque d’organisation finit souvent par devenir… notre problème.
Le collègue non fiable sous toutes ces coutures (moi inclus 🤦♀️)
Dans mon premier carrousel sur le sujet, j’avais identifié cinq profils particulièrement irritants.
Les voici, avec quelques pistes pour éviter de passer votre vie à les relancer.
Michel Nomail : celui qui ne répond jamais
Vous envoyez un mail.
Silence.
Vous relancez.
Toujours rien.
Puis vous finissez par demander oralement : « Tu as vu mon mail ? »
Michel Nomail vous fait surtout perdre du temps parce que vous ne savez pas si votre demande est lue, comprise ou simplement oubliée.
La parade : rendre votre demande très explicite.
Plutôt que :
Peux-tu regarder ça ?
Préférez :
Peux-tu me confirmer ton accord avant jeudi midi ? J’en ai besoin pour finaliser le dossier.
Une action + une échéance claire.
Cela ne garantit pas une réponse, mais cela réduit l’ambiguïté.
Léon Reprogrammons : celui qui déplace tout
La réunion prévue mardi passe à jeudi.
Puis à lundi.
Puis « on se redit quoi ».
Pendant ce temps, une décision attend et le projet n’avance plus. C’est précisément la conséquence mise en avant dans le carrousel : désorganisation et perte de rythme.
Plutôt que de râler : posons-nous la bonne question
Avant de chercher une quatrième date, posez-vous une question :
Avons-nous réellement besoin d’une réunion ?
Une validation par mail, un document partagé ou deux options entre lesquelles choisir peuvent parfois éviter une nouvelle séance de Tetris avec les agendas.
Juste Lastminute : celui qui transforme son retard en votre urgence
Le document arrive.
Bonne nouvelle.
Vendredi à 16 h 42.
Moins bonne nouvelle.
Lorsque les informations arrivent systématiquement au dernier moment, c’est la personne située après dans le processus qui absorbe le stress et l’urgence.
Ne jamais remplir la jatte de pâte à crêpe à ras-bord... ça déborde !
La solution la plus simple est souvent de ne pas confondre échéance finale et échéance de transmission.
Si le dossier doit partir vendredi et que vous avez besoin de deux jours pour le finaliser, votre collègue ne doit pas vous envoyer ses informations vendredi.
Votre vraie échéance est mercredi.
Encore faut-il la rendre visible.
Ilyes Promesse : celui qui dit toujours oui
« Je m’en occupe. »
« Aucun problème. »
« Je te l’envoie demain. »
Puis, une semaine plus tard :
« Ah… c’était moi qui devais faire ça ? »
Le carrousel pointait ici un problème très simple : les engagements sont pris, mais pas tenus.
Clarifiez Qui fait quoi pour quand ?
Pour un petit projet, cela peut tenir en trois lignes dans un tableau de suivi.
Pour quelque chose de plus complexe, un RACI peut clarifier qui réalise, qui décide, qui est consulté·e et qui doit simplement être informé·e.
Pas pour contrôler les gens.
Pour éviter le fameux :
« Moi, j’avais compris que c’était toi. »
Jean Fuyant : celui qui ne décide jamais
Jean n’est pas forcément absent.
Mais dès qu’il faut prendre une décision, il devient difficile à attraper.
Et sans décision, certains projets restent simplement bloqués.
Et si on décide de manière éclairée ?
Une façon de réduire ce problème consiste à faciliter la décision.
Au lieu de demander :
Qu’est-ce que tu veux faire ?
Proposez :
Nous avons deux possibilités. Je recommande la deuxième pour telle raison. Peux-tu valider ou me dire ce que tu souhaites modifier avant jeudi ?
Moins d’effort pour répondre, moins de risque de laisser le sujet flotter pendant deux semaines.
Attention à ne pas devenir la béquille de l’organisation
C’est là que le sujet devient intéressant.
Face à une personne peu fiable, nous compensons.
Nous relançons.
Nous anticipons pour elle.
Nous vérifions.
Nous reprenons parfois certaines tâches.
Et le travail finit quand même par être fait.
Sauf que le dysfonctionnement devient invisible.
La question n’est donc pas seulement :
« Pourquoi notre organisation dépend-elle autant des relances individuelles ? »
Un tableau de suivi, une échéance claire, un rappel automatique ou une répartition plus nette des responsabilités peuvent déjà régler une partie du problème.
Mais pas tout.
Parce qu’un outil peut rendre un engagement visible.
Il ne peut pas obliger quelqu’un à le respecter.
Et lorsque le même comportement se répète malgré un cadre clair, le problème n’est plus seulement organisationnel. Il faut aussi en parler.
Votre temps est précieux
Vous ne pourrez jamais empêcher tous les retards, oublis ou imprévus.
Et heureusement : nous travaillons avec des êtres humains, pas avec des robots.
Mais vous pouvez éviter qu’un dysfonctionnement récurrent repose uniquement sur votre capacité à relancer, vérifier et rattraper les choses.
L’objectif n’est pas d’avoir une équipe parfaite.
C’est d’avoir une organisation suffisamment claire pour que chacun·e puisse faire son travail sans devoir constamment courir après les autres.
Si vos journées sont remplies de relances, de décisions qui traînent ou d’informations reçues trop tard, il y a peut-être quelque chose à revoir dans votre fonctionnement collectif.
Réservez un appel découverte : on regarde ensemble où votre organisation vous fait perdre du temps et de l’énergie.
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