Formation Outlook : et si le problème n’était pas vos mails, mais votre façon de les gérer ?
88 mails reçus par jour en moyenne par collaborateur·rice en entreprise.
Même si votre boîte de réception n’atteint pas ce chiffre, une chose est certaine : les mails occupent une place énorme dans nos journées de travail.
Et pendant ce temps-là, votre véritable travail attend.
On pense souvent à se former sur Excel, Word ou PowerPoint. Mais Outlook ? 🤔
« Envoyer des mails ? Il ne faut quand même pas une formation pour ça ! »
Et si justement, si ?
Une boîte mail peut devenir une véritable mangeuse de temps
Comment gérer efficacement les dizaines de messages qui arrivent chaque jour sans se laisser bouffer?
« Mais je n’ai pas le temps de me former ! »
C’est probablement l’une des objections que j’entends le plus souvent.
Quand la boîte de réception déborde, la priorité semble être de répondre aux mails, pas d’apprendre à mieux les gérer.
Pourtant, c’est précisément là que la formation peut faire la différence.
L’objectif n’est pas de passer une journée entière à découvrir toutes les fonctionnalités d’Outlook.
Une formation Outlook efficace
L’objectif est de découvrir les quelques fonctionnalités qui vont réellement vous faire gagner du temps au quotidien.
Trier automatiquement certains messages.
Créer des modèles de réponses pour ne plus réécrire les mêmes mails.
Utiliser les drapeaux pour transformer un mail en action à réaliser.
Retrouver rapidement une information.
Organiser sa boîte de réception sans créer 47 dossiers.
Planifier les relances au lieu d’essayer de les garder en tête.
Utiliser les fonctionnalités automatiques d’Outlook pour éviter de faire manuellement ce que l’outil peut faire à votre place.
Une formation Outlook ne devrait pas être une formation « informatique »
Apprendre Outlook ne consiste pas uniquement à apprendre où cliquer.
Parce que vous pouvez connaître parfaitement toutes les fonctionnalités d’Outlook et continuer à passer votre journée dans votre boîte mail.
Parce qu’un outil ne règle pas à lui seul un problème d’organisation.
Une formation vraiment utile doit donc combiner deux dimensions :
· 1. Les astuces techniques
Comment fonctionne Outlook ?
Quelles fonctionnalités peuvent automatiser certaines tâches ?
Comment créer une règle ? Un modèle ? Un drapeau ? Une réponse automatique ?
· 2. Les bonnes pratiques organisationnelles
Quand consulter ses mails ?
Que faire d’un message qui demande une action ?
Comment éviter de garder 150 mails « au cas où » ?
Comment ne pas oublier une relance ?
Comment distinguer une information, une tâche et une urgence ?
C’est la combinaison des deux qui permet réellement de reprendre le contrôle.
Et si votre boîte de réception était vide ?
Je sais. Dit comme ça, cela peut sembler complètement irréaliste.
Pourtant, une boîte de réception vide ne signifie pas que vous avez répondu à tous vos mails.
Elle signifie simplement que chaque mail a trouvé sa place.
L’objectif est de ne plus utiliser sa boîte de réception comme liste de tâches, pense-bête, archive et agenda en même temps.
« Je suis nul·le en informatique, je vais être perdu·e »
Pas besoin d’être un·e expert·e informatique pour apprendre à mieux utiliser Outlook.
Je préfère partir de situations très concrètes :
« Je reçois régulièrement ce type de mail. Est-ce qu’Outlook peut s’en occuper à ma place ? »
« Je dois répondre à ce message demain. Comment éviter de l’oublier ? »
« Je réponds toujours à la même demande. Est-ce que je peux arrêter de réécrire ce texte ? »
« Je cherche ce mail depuis 10 minutes. Comment le retrouver rapidement ? »
Une situation → une astuce → une application immédiate.
C’est beaucoup plus parlant qu’une longue liste de fonctionnalités à mémoriser.
Se former 5 minutes par jour plutôt que 5 heures d’un coup
Je porpose des formations ou accompagnements sur mesure, mais si vous avez peu de temps et/ou peu d'argent, je vous propose une solution rapide, sympa et pas chère.
Chaque capsule vous présente une astuce concrète en quelques minutes, que vous pouvez ensuite appliquer immédiatement dans votre propre boîte mail.
Alors, faut-il vraiment une formation Outlook ?
Si votre boîte mail vous prend seulement quelques minutes par jour et que vous la gérez sereinement : probablement pas.
Mais si vous avez déjà prononcé l’une de ces phrases…
🙄 « Je passe ma vie dans mes mails. »
🙄 « Je dois relire mes mails plusieurs fois pour ne rien oublier. »
🙄 « J’ai plein de mails en attente et je ne sais plus lesquels sont importants. »
…alors il y a probablement quelques petites améliorations qui pourraient vous faire gagner beaucoup de temps.
Et pas besoin de devenir geek pour ça.
J’ai conçu une formation Outlook 100 % digitale, basée sur des capsules courtes de 5 minutes et des astuces directement applicables.
Vous pouvez la suivre à votre rythme et commencer immédiatement à améliorer votre organisation.
👉 Découvrez la formation Outlook et commencez à gagner du temps dès aujourd’hui.
Et si vous avez déjà suivi une formation Outlook, je suis curieuse : qu’est-ce qui vous a réellement été utile… et qu’est-ce qui était trop théorique ?
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