Faut-il vraiment consulter ses mails toutes les heures ? (Spoiler : non)

22 nov. 2023
3 min de lecture

« Je vais juste jeter un œil à ma boîte mail… »

Et puis, sans comprendre comment, vous voilà vingt minutes plus tard à répondre à un message, à vérifier une pièce jointe, à transférer un document et à oublier complètement ce que vous étiez en train de faire avant.

Si cela vous arrive régulièrement, rassurez-vous : vous êtes loin d’être seul·e. Près d'une personne sur deux consulte sa messagerie toutes les heures. Pourtant, cette habitude est souvent un véritable saboteur de concentration.

Le mail n'est pas un service d'urgence 🚒

Lorsqu'il y a un incendie, personne n'envoie un email aux pompiers.

Pourtant, beaucoup d'équipes utilisent leur boîte mail comme si chaque nouveau message nécessitait une réaction immédiate.

❌ interruptions permanentes ;

❌ difficulté à se concentrer ;

❌ impression de courir toute la journée sans avancer sur les dossiers importants.

Si quelque chose est réellement urgent, le téléphone existe toujours. Un email est un outil de communication différée, pas une alarme.

Alors, à quelle fréquence faut-il consulter sa boîte mail ?

Consulter ses mails toutes les heures : mauvaise idée

Vérifier sa messagerie chaque heure donne l'impression d'être réactif·ve. En réalité, cela fragmente votre attention et vous oblige à recommencer sans cesse ce que vous faisiez.

Votre cerveau n'aime pas les interruptions répétées.

Deux fois par jour : un bon compromis

Un passage le matin et un autre l'après-midi permettent de rester disponible sans être esclave de sa boîte de réception.

C'est souvent le rythme idéal pour beaucoup de professionnel·les.

Une fois par jour : la concentration maximale

Travailler par blocs de temps est l'une des méthodes les plus efficaces pour avancer sur les tâches qui demandent de la réflexion.

Traiter ses mails en une seule session permet de limiter les interruptions et de consacrer son énergie aux activités qui créent réellement de la valeur.

Personnellement, j'oscille entre une et deux consultations quotidiennes, selon l'intensité de mes journées. Et c'est probablement l'une des meilleures décisions que j'ai prises pour retrouver du temps et de la sérénité.

La règle des 4 D pour éviter de relire cinq fois le même mail

Parce que le vrai problème n'est pas seulement le nombre de messages reçus. C'est surtout le nombre de fois où l'on revient sur le même message.

Voici une méthode simple :

💪 Do : faire

Si le traitement prend moins de deux minutes, faites-le immédiatement.

🔜 Delay : reporter

Si une action est nécessaire plus tard, ajoutez un drapeau ou une tâche et passez au message suivant.

🤝 Delegate : déléguer

Si quelqu'un d'autre est mieux placé pour répondre ou agir, transférez l'information.

🚮 Delete : supprimer

Tous les mails ne méritent pas votre attention. Les newsletters jamais lues, les « merci » envoyés à vingt personnes ou les notifications inutiles peuvent disparaître sans remords.

L'objectif n'est pas de collectionner les mails, mais de conserver une boîte de réception claire et organisée.

Le conseil bonus : supprimez les notifications 🔕

Les petites fenêtres qui apparaissent, les sons, les pastilles rouges…

Tout cela donne l'impression que tout est urgent.

Spoiler : ce n'est presque jamais le cas.

Couper les notifications permet de reprendre le contrôle sur votre attention et de décider quand vous souhaitez consulter vos messages, plutôt que de laisser votre messagerie décider à votre place.