Au secours, ma boîte mail est pleine ! Je rachète des gigas ?

il y a 3 jours
3 min de lecture

Surtout pas !

Enfin... vous pouvez. Mais c'est un peu comme acheter une plus grande cave parce qu'on ne trie jamais ce qu'on y entasse.

Cela règle le problème aujourd'hui.

Et demain ?

Votre boîte mail sera à nouveau pleine.

Car le véritable problème n'est généralement pas le manque de stockage. C'est l'accumulation.

Entre les newsletters jamais lues, les pièces jointes oubliées, les échanges interminables en "Répondre à tous" et les rapports automatiques que personne ne consulte, nos boîtes mail finissent par ressembler à un grenier rempli de cartons dont personne ne connaît le contenu.

Il existe des moyens simples de récupérer rapidement de l'espace sans devoir relire 15 000 messages un par un.

Et franchement, qui a envie de faire ça ?

Première mission : traquer les emails inutiles

Quand une boîte mail déborde, le réflexe est souvent de commencer à lire les anciens messages.

Erreur.

Si vous avez plusieurs milliers de mails en attente, vous risquez surtout de perdre un temps considérable.

Commencez plutôt par utiliser les outils de recherche et de filtrage de votre messagerie.

Recherchez :

Les newsletters
Les notifications automatiques
Les invitations à des événements passés
Les messages promotionnels
Les rapports générés automatiquement

Vous serez souvent surpris de découvrir que plusieurs centaines de messages peuvent être supprimés en quelques minutes.

Et tant qu'à faire, profitez-en pour vous désabonner des newsletters que vous n'ouvrez jamais. Si vous n'avez pas lu les 42 derniers numéros, il y a peu de chances que le 43e change votre vie.

Deuxième mission : partir à la chasse aux gros fichiers

Dans pratiquement toutes les boîtes mail saturées, il y a un coupable récurrent.

Les pièces jointes.

Photos, présentations PowerPoint, rapports annuels, vidéos, scans...

Quelques fichiers volumineux peuvent occuper autant d'espace que des milliers de mails classiques.

La plupart des messageries permettent de trier les messages par taille.

Commencez par les plus gros.

Vous tomberez probablement sur quelques "vilains lapins" qui grignotent discrètement votre espace de stockage depuis plusieurs années.

Si vous devez conserver le document, téléchargez-le sur votre ordinateur, sur votre serveur ou dans votre espace partagé.

Ensuite, supprimez le mail ou retirez la pièce jointe si votre système le permet.

Vous gagnerez souvent plusieurs gigas en quelques clics.

Troisième mission : archiver et vider la corbeille

Certaines personnes gardent tous leurs mails dans leur boîte de réception.

Comme si elles conservaient tout leur courrier papier dans leur boîte aux lettres.

Imaginez le facteur essayer d'y déposer quelque chose après quelques années...

Une boîte de réception n'est pas un lieu de stockage. C'est un lieu de passage.

Et surtout : n'oubliez pas de vider votre corbeille.

C'est l'une des opérations les plus simples et pourtant l'une des plus souvent oubliées.

Un mail placé dans la corbeille continue généralement d'occuper de l'espace tant qu'il n'est pas supprimé définitivement.

Quatrième mission : éviter que le problème revienne

Faire du tri une fois est utile.

Éviter que le désordre revienne est encore mieux.

La règle des 4D.

Chaque fois qu'un nouveau mail arrive, posez-vous une seule question :

Que dois-je faire de ce message ?

Do : faire

Si la tâche prend moins de deux minutes, faites-la immédiatement.

Delete : supprimer

Si le message n'apporte aucune valeur, supprimez-le ou archivez-le.

Delay : reporter

Si l'action demande du temps, planifiez-la et marquez le mail pour y revenir.

Delegate : déléguer

Si quelqu'un d'autre est mieux placé pour agir, transmettez-lui la demande.

Cette méthode évite l'accumulation de centaines de mails "à traiter plus tard" qui finissent par ne jamais être traités.

Automatisez ce qui peut l'être

Votre boîte mail travaille déjà pour vous. Autant lui donner quelques consignes.

Les newsletters peuvent être automatiquement rangées dans un dossier dédié.
Les rapports automatiques peuvent être archivés sans passer par votre boîte de réception.
Les notifications de certains outils peuvent être regroupées voire supprimées automatiquement.

Quelques règles bien configurées peuvent vous faire gagner plusieurs heures par mois.

Et si on arrêtait de polluer les boîtes mail des autres ?

Parce que l'efficacité est aussi collective.

Avant d'envoyer une pièce jointe de 25 Mo à 30 personnes, posez-vous une question :

Est-ce qu'un lien partagé ne ferait pas l'affaire ?

Les espaces collaboratifs, les dossiers partagés et les outils cloud existent justement pour éviter de transformer les boîtes mail en entrepôts numériques.

Moins de pièces jointes.
Moins de stockage consommé.
Moins de doublons.
Moins de frustration.

En conclusion

Votre boîte mail est comme votre boîte aux lettres physique. Une fois le courrier lu, vous ne le remettez pas dedans. Vous le traitez, vous le classez ou vous le jetez.

Votre messagerie mérite exactement le même traitement.

Alors avant d'acheter des gigas supplémentaires, accordez-vous une heure de grand nettoyage.

Votre boîte mail, votre concentration et votre futur vous remercieront.

Et contrairement aux 347 newsletters non lues qui vous attendent depuis 2023, eux seront vraiment sincères.