Mura Muri Muda : les trois ennemis cachés de l'efficacité dans les ASBL
- 29 juil.
- 3 min de lecture
Dans le secteur associatif, on entend souvent que les équipes sont débordées, fatiguées ou en perte de motivation.
La première explication qui vient à l'esprit est souvent le manque de moyens ou le manque de personnel.
Bien sûr, ces réalités existent.
Mais si l'épuisement venait aussi de la façon dont le travail est organisé ?
Le Lean Management, une approche née au Japon, décrit trois grandes sources de dysfonctionnements qui empêchent une organisation de fonctionner efficacement. Elles portent des noms un peu mystérieux : Mura, Muri et Muda.
Mura : quand l'instabilité devient la norme
Le Mura, c'est l'irrégularité.
Dans une association, tout semble parfois changer en permanence.
Un subside est accordé.
Un autre est supprimé.
Un projet devient soudain prioritaire.
Une personne quitte l'équipe sans être remplacée.
Les rôles évoluent au fil des urgences
Les équipes passent leur temps à s'adapter. Elles démarrent l'année avec un plan d'action... qui ne ressemble déjà plus à la réalité quelques mois plus tard.
Le problème n'est pas le changement en lui-même. Le secteur associatif doit rester agile.
Le véritable problème apparaît lorsque les changements deviennent permanents, mal anticipés ou insuffisamment communiqués. Les équipes n'ont alors plus le temps de construire des méthodes de travail stables et passent leur énergie à réorganiser leur quotidien.
Muri : quand la surcharge devient normale
Le Muri, c'est la surcharge.
C'est demander plus que ce que les ressources disponibles permettent réellement.
Cela peut prendre de nombreuses formes :
Des équipes réduites qui absorbent le départ de collègues.
Des appels à projets auxquels il faut répondre sans garantie de financement.
Des justificatifs de subsides de plus en plus complexes.
Des délais toujours plus courts.
Une succession d'urgences qui empêchent de travailler sereinement.
La surcharge n'est pas uniquement une question de quantité de travail. C'est aussi le sentiment que chaque nouvelle demande vient s'ajouter aux précédentes... sans que rien ne disparaisse.
À long terme, cette pression permanente épuise les équipes, même les plus engagées.
Muda : toute l'énergie qui ne sert pas la mission
Le Muda, c'est le gaspillage.
Pas le gaspillage d'argent. Le gaspillage d'énergie, de temps et d'intelligence collective.
Dans une ASBL, il prend souvent des formes très discrètes :
Les réunions qui durent deux heures pour prendre une seule décision.
Les décisions qui sont reportées ou jamais appliquées.
Les mêmes informations réécrites dans plusieurs tableaux.
Les documents recherchés pendant de longues minutes.
Les conflits larvés ou les batailles d'ego qui ralentissent les projets.
Les procédures administratives répétitives qui n'apportent aucune valeur à la mission.
Chaque situation paraît anodine. Mais mises bout à bout, elles représentent des dizaines, voire des centaines d'heures perdues chaque année. Autant de temps qui n'est plus consacré aux bénéficiaires, aux partenaires ou au développement des projets.
Dans les ASBL, Mura Muri Muda se renforcent mutuellement
Le plus souvent, on ne rencontre jamais un seul de ces problèmes. Ils se nourrissent les uns des autres.
Une organisation instable (Mura) génère de la surcharge (Muri).
La surcharge pousse à travailler dans l'urgence, ce qui crée davantage de gaspillage (Muda).
Et ce gaspillage laisse moins de temps pour améliorer l'organisation... ce qui entretient l'instabilité (Mura).
C'est un cercle vicieux.
L'efficacité n'est pas "faire plus avec moins"
Lorsqu'on parle d'organisation dans le secteur associatif, certaines personnes craignent qu'il s'agisse de demander aux équipes de produire davantage.
Ce n'est pas l'objectif.
L'efficacité ne consiste pas à faire plus avec moins.
Elle consiste à supprimer ce qui consomme inutilement l'énergie des équipes afin qu'elles puissent consacrer davantage de temps à leur véritable mission.
Un processus plus clair et plus simple.
Une réunion mieux préparée.
Un tableau Excel bien construit.
Des rôles définis.
Ces améliorations permettent de réduire durablement le Mura, le Muri et le Muda.
Protéger l'énergie des équipes, c'est protéger la mission
Le secteur associatif fonctionne grâce à des personnes profondément engagées.
Mais l'engagement ne peut pas compenser indéfiniment une organisation qui gaspille leur énergie.
Améliorer ses processus, clarifier les responsabilités ou simplifier les tâches administratives ne relève pas du confort.
C'est une manière de préserver les ressources humaines, de limiter l'épuisement et de permettre aux équipes de consacrer davantage de temps à ce qui compte vraiment : leur mission.
Parce qu'au fond, une organisation efficace n'est pas celle qui demande toujours plus à ses équipes. C'est celle qui leur permet de donner le meilleur d'elles-mêmes, sans s'épuiser.
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