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La guerre des paperasses : conquérir la lourdeur administrative

Salut à tous, camarades combattants du quotidien administratif ! Aujourd'hui, je vais vous guider à travers les tranchées de la paperasse pour vous faire sentir comme dans un véritable film de guerre. 🎬



Phase 1 : Identifier l'ennemi - Mission : Éliminez la cible !



  1. La Paperasse inutile : Vous devez examiner chaque document et demander : "Pourquoi est-ce que je le fais ?". Si vous vous retrouvez à faire quelque chose "parce qu'on n'a toujours fait comme ça", "parce que c'est mon chef qui m'a dit de le faire mais lui-même ne sait pas pourquoi", "parce que les autres font ainsi", c'est peut-être le moment de réfléchir. Examinez qui bénéficie réellement des résultats de ces actes administratifs. Si vous constatez que personne n'en profite ou que les documents ne sont pas consultés ultérieurement... Éliminez cette paperasse inutile sans pitié, c'est du gâchis !

  2. La Paperasse obligatoire : Cette paperasse, nécessaire mais ennuyeuse, est notre nécessaire "mission secrète". C'est celle que demande l'organisme subsidiaire, le comptable et on sait très bien que personne ne la regardera mais si on ne le fait pas on se fait gronder par le caporal en chef. Faites-le, mais restez minimaliste. Pas besoin de briller comme James Bond, tant que la mission est accomplie. 🕵️♀️

  3. La Paperasse à votre service : Oui, elle existe ! Elle sert un objectif noble : sans devis pas de clients, sans liste des bénéficiaires vous ne savez pas adapter votre service, sans encodage de demandes d'interventions, les techniciens ne savent pas prendre rendez-vous. C'est votre alliée dans cette guerre administrative. Elle vous guide vers la victoire. Vous allez l'aimer, car maintenant, c'est elle qui travaille pour vous. Inversion des rôles ! 🤝


Phase 2 : Négocier avec l'ennemi - Comprendre la Paperasse



Une fois que vous comprenez pourquoi vous faites la paperasse, elle devient plus amicale. Pas de mystère, pas de secret. Communiquez sa mission.

Par exemple, imaginez que vous ayez une équipe qui encode des demandes d'intervention pour les techniciens. Il y a une case dans le formulaire qui n'est jamais encodée : le nom du demandeur. Au premier abord, cela peut sembler accessoire, mais en plongeant dans la mission, vous découvrez que cette petite case est cruciale. Imaginez le scénario suivant : Un technicien se rend sur place avec pour seule information "Pas de lumière au deuxième étage", mais il ne sait pas qui a fait cette demande ni où exactement se situe le problème. Il se trouve dans une situation d'incertitude, et cela rallonge le temps d'intervention, provoquant des retards et des frustrations. C'est là que l'importance de cette petite case devient évidente. Si le technicien sait qui a fait la demande, il peut contacter la personne directement pour obtenir des informations précises et résoudre le problème plus rapidement. En un sens, cette case est comme une carte au trésor dans un film d'aventure : elle guide les héros vers la résolution du mystère.


Expliquer cela à votre équipe permet de montrer l'utilité réelle de chaque étape du processus administratif. Cela éclaire leur compréhension et les motive à le faire correctement. Vous êtes le réalisateur de cette mission, et chaque détail compte pour un dénouement satisfaisant. 🕵️


Phase 3 : Les stratégies de combat pour une Paperasse efficace - Défense et attaque !



  1. Outils centralisés : Utilisez des armes modernes, comme les logiciels de gestion de documents, pour avoir tous vos dossiers à portée de main. Mais n'oubliez pas, Excel peut vraiment beaucoup plus que vous ne le pensez. Mais chut, c'est un spoiler alerte de la phase 4. 🕵️

  2. Éliminez les doublons : Faites le grand ménage et dites adieu aux piles de papier. Soyez courageux, même avec les doublons informatiques. Un seul exemplaire suffit !

  3. Templates magiques : Utilisez des templates pour gagner du temps et des résultats professionnels. Ne réinventez pas la poudre à chaque rapport !

  4. Automatisez les tâches répétitives : Mettez en place des procédures claires pour gérer l'administratif. C'est comme suivre un script bien écrit. 🚀

  5. Processus d'approbation clair : Simplifiez les allers-retours administratifs. Déléguez sans microgestion.


Phase 4 : Entraîner les troupes au -combat - Devenir des experts !



Investissez dans la formation de votre équipe. Renforcez les compétences en bureautique. Offrez des formations sur des outils tels qu'Outlook, Excel et Word. Vous serez surpris de découvrir que l'on n'utilise que 20% des fonctionnalités de Word et Excel. (C'est un chiffre que j'ai inventé, mais vous saisissez l'idée !)


Phase 5 : Kiffez votre race - L'Administratif, c'est cool !



Oui, vous avez bien lu ! Après ces phases de bataille, l'administratif devient votre alliée dans la mission. Vous faites quelque chose d'utile, rapidement, au service de votre mission. Alors, vibrez au rythme de l'administratif et criez haut et fort :

"Vive l'administratif !"

Rejoignez-moi dans cette aventure contre la paperasse, et ensemble, nous conquerrons l'efficacité ! 💪📜



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